Sesuai dengan pepatah zaman dahulu, waktu adalah uang (time is money). Istilah ini juga berlaku untuk sebuah perusahaan yang di dalamnya terdapat banyak karyawan. Perusahaan harus benar-benar mempertimbangkan kehadiran karyawan. Hal tersebut karena berpengaruhnya untuk kinerja karyawan perusahaan kedepannya.
Apabila karyawan sering datang terlambat maka hal tersebut tentunya membuat kinerja dan efektivitas dari perusahaan terganggu. Tentunya ini juga akan berpengaruh pada nasib karyawan-karyawan lain untuk bekerja di perusahaan tersebut. Maka dari itu salah satu cara dari beragam sistem dipilih oleh perusahan untuk dapat menjadikannya lebih efektif. Salah satunya adalah dengan menggunakan attendance management karyawan.
Perusahaan Kecil, Menengah dan Besar Sudah Menggunakannya
Bisa dibilang jika mesin absensi sendiri merupakan perangkat yang wajib harus ada di sebuah perusahaan saat ini. Baik itu perusahaan skala kecil, menengah atau besar.
Adanya sebuah mesin atau attendance management karyawan ini tentunya akan mempermudah dalam mengetahui dan melihat bagaimanakah ketepatan karyawan ketika hadir. Terbilang juga jika mesin absensi karyawan ini berperang begitu pentingnya bagi pimpinan atau pemilik dari instansi tersebut. Supaya suatu saat dapat mengecek tingkat absensi atau kehadiran serta mengelola data absensi karyawan tersebut, ini begitu penting harus ada di sebuah perusahaan.
Jika dahulu attendance management karyawan dilakukan secara manual, tapi seiring dengan zaman yang terus berkembang maka perkembangan absensi tumbuh semakin pesat dengan adanya kemunculan beragam fitur yang ada di dalamnya. Bahkan yang begitu populer telah muncul mesin absensi dengan mempergunakan sidik jari atau fingerprint.
Tentunya dengan adanya pendataan absensi karyawan yang mempergunakan metode absensi digital ini diketahui akan lebih unggul apabila dibandingkan dengan menggunakan metode manual, karena pendataan absensinya dilakukan secara digital. Tentunya hal ini merupakan keunggulan dari mesin absensi itu sendiri yang bisa diakses dan dilihat secara langsung dengan mempergunakan perangkat digital yang dimiliki.
Adapun memang hal yang harus dilakukan sebelum mempergunakan absensi digital ini adalah data dan identitas nya terlebih dahulu harus dimasukkan ke dalam sistemnya. Biasanya identitas-identitas yang dimasukkan tersebut adalah data-data seperti nama karyawan, jabatan, username, password dan juga nomor induk pegawai.
Apabila beragam data tersebut telah semuanya dimasukkan ke dalam attendance management karyawan digital tersebut. Maka mesin absensi ini sudah bisa selanjutnya dioperasikan dengan baik. Bagi tiap-tiap karyawan yang datang ke kantor mereka maka wajib menginputkan identitas unik seperti halnya sidik jari, nip dan pin. Hal tersebut mereka lakukan sebelum memulai bekerja supaya tingkat kehadiran mereka bisa dimasukkan dan dihitung ke dalam sistemnya.
Beberapa Attendance Management Karyawan
1. Mesin absensi karyawan kartu manual
Sampai dengan saat ini bahkan sejarah telah mencatat. Jika alat absensi kartu manual merupakan salah satu jenis absensi yang pertama kali dipergunakan di kantor semenjak kurang lebih dua abad yang lalu. Attendance management karyawan ini perlu Anda ketahui akan mempergunakan mesin almano yang mempergunakan sistem cek lok. Ini memungkinkan karyawan yang hadir hendak masukkan hadir ke mesin almano. Kemudian bagi karyawan yang telah menginputkan kartu jam hadir tersebut ke mesin almano. Maka pencetakan waktu secara real time akan dilakukan mesin tersebut pada kartu jam hadir karyawan.
Pada mesin absensi karyawan kartu manual ini pada umumnya memang akan terdiri dari sebuah lubang yang dipergunakan untuk kemudian memasukkan kartu absen karyawan. Supaya Anda bisa melihat waktu saat ini maka dipergunakanlah jam analog. Nantinya waktu yang terdapat di dakam jam analog inilah yang tercetak pada kartu jam hadir karyawan tersebut.
Saat ini sendiri memang telah banyak yang mulai meninggalkan attendance management karyawan ini karena sebab beberapa hal. Misalnya saja adalah susahnya proses yang berjalan dikarenakan divisi HRD wajib mendata dan mencatat kehadiran karyawan tersebut secara manual. Hal inilah yang dianggap memakan waktu yang begitu banyak sehingga tidak akan efisien lagi. Mengapa demikian? Karena hal tersebut begitu banyak menggunakan banyak kertas, dan rentan sekali jika terjadi kecurangan. Hal tersebut juga dikarenakan seorang atau beberapa karyawan dapat saja menitipkan kartu hadir mereka kepada temannya ketika datang telat atau bolos.
2. Absensi Magnetic Card Digital
Bisa dibilang jika sistem atau absensi karyawan yang menggunaka magnetik card digital ini adalah campuran antara mesin absensi digital dengan mesin absensi kartu manual. Sudah semenjak tahun 1980 mesin absensi karyawan ini telah mempergunakan kartu identitas atau biasa disebut juga sebagai Magnetic ID Card.
Mesin yang satu ini dipergunakan untuk mendata daftar absensi atau kehadiran juga. Nantinya identitas dari karyawan tersebut, yang mana telah terdata pada di dalam attendance management ini akan langsung bisa terdeteksi dengan hanya mempergunakan kartu pada slot mesin. Ini mengartikan jika penggunaan dari mesin absensi karyawan ini jauh lebih efektif dan juga cukup sederhana. Dimana Anda hanya cukup menggesekkan kartu identitas absensi karyawan langsung masuk ke dalam mesin.
Tapi jika dilihat memang tindakan pendataan absensi karyawan tersebut layaknya seperti attendance management karyawan manual. Jika dilihat juga memang mesin absensi karyawan yang mempergunakan card digital ini masih rawan untuk di salahgunakan. Kemungkinan besar juga karyawan masih cenderung menitipkan ID card mereka kepada rekan kerja yang lainnya untuk melakukan pendataan absensinya.
Perlu Anda ketahui juga jika mesin absensi magnetic card ini dipergunakan dengan cara memasukkan terlebih dahulu ke dalak sistem mereka. Kemudiah setelah itu kartu memasukkan kartu yang nantinya akan dipergunakan oleh karyawan tersebut langsung ke dalam slot mesin attendance management karyawan. Hal ini bertujuan untuk melakukan autentifikasi terhadap sistem pemilik perusahaan.
Apabila instalasi telah berhasil dilakukan maka penggunaan mesin attendance management karyawan berikutnya adalah dengan cara menggesek ID card setiapkaryawan. Hal tersebut dilakukan sebelum mereka berangkat bekerja. Setelah itu secara otomatis data karyawan yang nantinya akan masuk tersebut kedalam sistem sehingfa data itu bisa diproses oleh bagian staff HR.
3. Penggunaan Attendance management Fingerprint atau Sidik Jari
Pengenalan serta penggunaan pertama kali mesin absensi jenis ini adalah pada tahun 1997. Bisa dibilang juga kalau attendance management karyawan ini merupakan mesin absensi berbasis biometrik menggunaka sidik jari karyawan dalam mempergunakan pendataan absensi karyawannya. Mengapa dilakukan hal demikian?. Hal tersebut karena setiap orang akan mempunyai sidik jari yang cenderung akan berbeda-beda masing-masingnya. Sehingga akan lebih cocok untuk dipergunakan sebagai identitas karyawan.
Attendance management karyawan yang satu ini juga dipergunakan dengan begitu simple dan praktis, sehingga dapat langsung membuat karyawan tersebut melakukan absensi kehadiran mereka. Caranya adalah dengan mereka menempelkan seluruh atau salah satu jari pada layar yang sudah disediakan pada sistem absenai karyawan ini.
4. Mesin absensi yang menggunakan software attendance management solution
Bisa dibilang jika mesin attendance management karyawan ini menggunakan software attendance management solution sebagai salah satu metode pendataan kehadiran, dan juga terbilang cukup populer. Hal tersebut dikarenakan attendance management karyawan ini mempergunakan software berbasiskan iOS dan android. Sehingga proses absensi akan jauh lebih efisien dan mudah. Talenta by Mekari adalah salah satu layanan absensi yang menggunakan software attendance management solution, yang telah banyak digunakan oleh perusahaan besar.
Di atas adalah beberapa attendance management karyawan yang dapat digunakan oleh perusahaan baru dalam mengelola karyawannya.