Inventory control atau pengendalian inventaris merupakan kegiatan yang wajib dilakukan dalam bisnis ritel, grosir, F&B, dan manufaktur. Tujuan dari dilakukannya pengendalian inventaris yakni untuk memaksimalkan penggunaan inventaris perusahaan dan mendapatkan keuntungan darinya tanpa mengganggu tingkat kepuasan pelanggan.
Untuk mendapatkan keuntungan yang maksimal dari inventaris Anda, Anda memerlukan strategi inventory control yang dapat mengoptimalkan efisiensi terlebih dahulu. Di bawah ini adalah beberapa cara terbaik yang dapat Anda lakukan.
1. Kategorikan Stok Barang Anda
Coba perhatikan stok barang Anda. Anda pasti memiliki barang-barang yang membutuhkan perhatian lebih ketimbang yang lain. Jadi, Anda tidak bisa memperlakukan seluruh stok barang Anda dengan cara yang sama.
Menggunakan teknik ABC adalah cara yang paling mudah untuk mengategorikan stok barang Anda. Barang dalam kategori A membutuhkan paling banyak perhatian, karena dampaknya terhadap keuangan cukup signifikan meskipun penjualannya tidak dapat diprediksi.
Barang dalam kategori C membutuhkan lebih sedikit perhatian, karena memiliki dampaknya terhadap keuangan lebih kecil, tetapi rasio penjualannya tinggi. Sementara barang dalam kategori B berada di antara kategori A dan C.
2. Atur Tingkat Stok Minimum
Buatlah inventory control menjadi lebih mudah dengan mengatur tingkat stok minimum untuk setiap barang dagangan Anda. Ini akan memudahkan Anda melakukan pengisian ulang stok dan memastikan bahwa Anda tidak akan mengalami kekurangan stok.
Tingkat stok minimum bisa ditentukan berdasarkan seberapa cepat barang terjual dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkannya dari pemasok Anda. Pastikan tim procurement Anda mengawasi tingkat stok secara teratur supaya pengisian ulang stok dapat dilakukan tepat waktu.
Dengan inventory management system, Anda bisa mendapatkan peringatan untuk stok barang yang berkurang atau sudah mencapai tingkat stok minimum yang Anda tentukan sebelumnya. Jadi, tim procurement tidak perlu mengawasinya setiap waktu.
3. Gunakan Inventory Control Aplikasi Terintegrasi
Tidak ada cara yang lebih efektif untuk mengoptimalkan inventory control daripada menggunakan solusi otomatis. Sistem manajemen inventory tidak hanya membantu Anda mengoptimalkan tingkat stok barang, tetapi juga memungkinkan Anda untuk memprediksi kebutuhan stok barang, mengawasi perpindahan stok dari satu gudang ke gudang lain, melacak pengiriman ke konsumen akhir, melakukan valuasi inventaris, dan masih banyak lagi.
Untuk efisiensi yang optimal, pertimbangkan untuk memilih inventory management aplikasi yang terintegrasi dengan sistem lain seperti pembelian dan akuntansi. Ini akan memudahkan Anda mengelola biaya inventaris sehingga Anda dapat melakukan penghematan dengan lebih mudah serta memudahkan Anda mengelola pembelian dari pemasok.
4. Simpan Inventory Anda dengan Baik
Salah satu penyebab kerusakan dan pembusukan inventaris adalah tempat penyimpanan yang tidak sesuai. Belum lagi ini juga bisa mempersulit proses pengambilan barang. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menyediakan tempat penyimpanan yang layak bagi stok barang Anda.
Pastikan suhu dalam ruangan penyimpanan terkendali dengan baik sehingga barang khususnya makanan tidak cepat rusak. Cek juga kondisi rak dan pastikan tidak ada rayap yang dapat merusak barang-barang Anda. Jangan taruh terlalu banyak barang di dalam satu rak, karena barang yang saling menimpa satu sama lain atau bergesekan lebih mudah rusak dan ini juga akan menyulitkan staf untuk membersihkannya.
Anda bisa menaruh barang-barang dengan tingkat permintaan tinggi di rak paling depan atau di tempat yang mudah dijangkau supaya karyawan Anda dapat dengan mudah mengambilnya dan menaruhnya di area pengemasan atau pengiriman. Sementara untuk barang-barang yang tingkat penjualannya rendah, Anda dapat menaruhnya di rak bagian belakang.
5. Implementasikan Teknik FIFO & FEFO
Untuk mengurangi risiko kerusakan dan pembusukan, lakukan teknik First-In-First-Out (FIFO) dan First-Expired-First-Out (FEFO). FIFO berarti memprioritaskan barang-barang yang paling awal masuk ke gudang untuk dijual terlebih dahulu, sementara FEFO berarti memprioritaskan barang-barang yang paling cepat kedaluwarsa untuk lebih dahulu dijual (cocok untuk produk makanan dan obat-obatan).
Selain mengurangi pembuangan, teknik FIFO dan FEFO juga membantu mengoptimalkan inventory turnover yang pada akhirnya membantu meningkatkan pendapatan dan keuntungan bisnis Anda.
6. Optimalkan Proses Pemesanan Ulang Stok
Anda juga perlu menganalisa kinerja pemasok Anda selama ini. Apakah mereka dapat selalu memenuhi permintaan Anda tepat waktu? Apakah mereka mudah dihubungi? Apakah kualitas produk mereka sudah baik?
Selain melakukan penilaian kinerja supplier, Anda juga harus menilai kinerja Anda sendiri sebagai pembeli. Apakah Anda selalu membayar tagihan Anda tepat waktu? Apakah purchase order (PO) yang Anda kirim sudah lengkap dan jelas? Apakah Anda selalu membaca penawaran dari pemasok dengan baik?
Untuk memudahkan Anda mengoptimalkan proses pengisian ulang stok, pertimbangkan untuk menggunakan EQUIP Purchasing. Dengan aplikasi ini, Anda bisa membuat PO, permintaan penawaran, dan persetujuan pembelian secara otomatis. Anda juga bisa menyimpan seluruh data lengkap pemasok Anda dan melihat riwayat transaksi Anda dengan mereka. Bahkan Anda juga bisa mengizinkan pemasok Anda untuk mengirim penawaran dan tagihan melalui supplier portal.
7. Lakukan Audit Inventaris Secara Teratur
Meskipun Anda mungkin sudah (atau akan) lebih banyak bergantung pada perangkat lunak, namun Anda tetap perlu melakukan stock opname untuk memastikan kesesuaian antara jumlah fisik barang dengan data Anda.
Stock opname sebagian (cycle counting) dengan frekuensi yang lebih sering akan lebih memudahkan Anda meminimalisir error atau perbedaan antara jumlah fisik barang dan data akuntansi. Selain itu, tidak seperti full physical inventory, Anda juga tidak membutuhkan waktu dan tenaga ekstra untuk melakukannya
Dengan inventory management system, Anda tidak perlu melakukannya secara manual dengan mencatat jumlah stok di kertas. Anda dapat mencatat ketersediaan stok menggunakan barcode scanner yang terintegrasi dengan sistem. Duplikasi data dapat diidentifikasi sehingga kesalahan dapat diminimalisir. Intinya, stock opname dapat dilakukan lebih cepat, sederhana, dan akurat.
Mengelola Inventory dengan Inventory management system
Arti inventory system biasanya meliputi pencatatan apa produk yang dijual, harga produk yang akan dijual itu, harga produk yang diterima kembali/ retur barang, harga pokok persediaan, dibeli, pencatatan permintaan dan pengeluaran barang gudang, serta sistem stok opname barang atau perhitungan fisik persediaan.
Hal tersebut dapat dengan mudah dilakukan jika menggunakan sistem dan aplikasi stok gudang yang baik.
Untuk mempermudah manajer operasional dalam mengelola persediaan dan mempercepat pengambilan keputusan oleh manajemen maka perusahaan dapat menggunakan bantuan program stok barang online seperti yang dimiliki Jurnal by Mekari.
Melalui fitur persediaan, Jurnal akan membantu usaha Anda memiliki fitur secara mudah melalui:
- Notifikasi atau pemberitahuan dan kalkulasi produk secara langsung.
- Pelacakan penjualan produk terbanyak, sehingga memungkinkan perusahaan Anda untuk mengantisipasi dengan pemenuhan stok yang lebih besar.
- Mengimpor data persediaan dalam jumlah besar.
- Melakukan pelacakan secara cepat terhadap persediaan stok barang dalam beberapa lokasi yang berbeda.
- Mengatur jumlah minimal stok, sehingga dapat melakukan pemesanan tepat waktu.
Untuk memahami manfaat aplikasi manajemen inventory secara lebih dalam, Anda dapat mengikuti pelatihan online GRATIS yang diselenggarakan oleh Mekari University, platform penyedia layanan edukasi berbasis teknologi untuk membantu para pemilik bisnis dan profesional meningkatkan kemampuannya.