Tanda tangan memiliki banyak kepentingan dan juga fungsi di berbagai aspek kehidupan, termasuk dalam hal legal, bisnis, dan administratif. Bicara soal tanda tangan, apakah Anda sudah pernah mendengar istilah spesimen tanda tangan sebelumnya?
Apa definisi, fungsi, dan seperti apa contoh spesimen tanda tangan? Untuk menjawab rasa penasaran Anda, pastikan terus membaca ulasan di bawah ini sampai akhir!
Definisi dan Fungsi Spesimen Tanda Tangan
Secara istilah, spesimen bisa dipahami sebagai contoh tanda tangan dari pejabat yang berwenang mengenai masalah keuangan yang diserahkan kepada lembaga tertentu. Lebih lengkapnya, berikut ini adalah beberapa fungsi dari spesimen tanda tangan yang perlu diketahui:
1. Untuk Memverifikasi Dokumen
Spesimen tanda tangan begitu dibutuhkan agar lembaga tujuan dapat memastikan bahwa suatu dokumen ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Misalnya, bank membutuhkan contoh tanda tangan kepala sekolah yang baru supaya lembaga ini mengetahui kalau dokumen keuangan sekolah itu ke depannya benar-benar diambil atau diserahkan oleh kepala sekolah baru tersebut.
2. Untuk Menghindari Adanya Penyalahgunaan
Dengan mengetahui siapa saja pejabat yang berhak untuk menandatangani sebuah dokumen, maka pihak bank ataupun instansi mitra lainnya bisa menghindari kecurangan atau penyalahgunaan. Sebagai contoh, karena adanya spesimen tanda tangan kepala sekolah yang baru, maka kepala sekolah yang lama tidak lagi bisa mengambil uang yang disimpan sekolah ke bank tersebut dengan alasan apapun.
3. Untuk Mempermudah Bisnis ke Luar Negeri
Spesimen tanda tangan dari pejabat pemerintah juga sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk memudahkan proses legalisir dokumen pendirian perusahaan. Legalisir dokumen bisnis perusahaan sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang hendak melakukan ekspor impor ataupun berekspansi ke luar negeri untuk meyakinkan pemerintah negara tujuan, bahwasanya perusahaan mereka adalah perusahaan yang secara legal berdiri di Indonesia.
Contoh Spesimen Tanda Tangan
Supaya Anda lebih memahami mengenai spesimen tanda tangan, mari simak contoh kasus berikut ini.
Dalam beberapa kasus, tanda tangan dalam sebuah surat resmi seringkali harus diganti, apakah itu karena pergantian pejabat yang berhak menandatangani dokumen tersebut ataupun karena masalah lainnya. Contohnya, tanda tangan di bagian depan halaman buku rekening sebuah sekolah harus diganti seiring pergantian kepala sekolah. Nah, pada saat mengganti tanda tangan ini, pihak guru yang menjabat sebagai bendahara sekolah wajib menyerahkan spesimen tanda tangan kepala sekolah yang baru.
Begitu pula untuk masalah pajak, spesimen tanda tangan tim keuangan yang baru juga harus diserahkan kepada petugas di kantor pajak. Dengan begitu, faktur perpajakan perusahaan harus disetujui oleh orang yang spesimennya telah diserahkan kepada KJP tersebut. Hal ini secara khusus telah disebutkan di dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak PER-24/PJ/2012 yang menyebutkan bahwa Pengusaha Kena Pajak wajib menyerahkan pemberitahuan tertulis mengenai nama-nama orang yang berhak menandatangani dokumen faktur pajak beserta contoh tanda tangan mereka.
Dalam dokumen tertentu, seperti faktur pajak, perusahaan ataupun instansi bisa menyerahkan spesimen tanda tangan lebih dari satu orang. Itu artinya, pihak yang berwenang untuk menandatangani dokumen adalah lebih dari satu orang. Misalnya untuk urusan keuangan sekolah, maka pihak sekolah bisa menyetorkan dua contoh tanda tangan, yaitu milik kepala sekolah dan milik bendahara sekolah. Kemudian, untuk menyetorkan atau mengambil uang di bank secara sah, maka sekolah perlu mendapatkan tanda tangan dari kepala dan bendahara sekolah sekaligus.
Bagaimana, sekarang Anda sudah lebih paham mengenai apa itu spesimen tanda tangan, bukan? Bicara soal tanda tangan, kini Anda juga bisa menggunakan aplikasi VIDA Sign yang memungkinkan Anda untuk menyesuaikan proses tanda tangan digital agar sesuai dengan kebutuhan spesifik, apakah itu branding khusus, langkah-langkah keamanan tingkat lanjut, ataupun manajemen. Ayo, ucapkan selamat tinggal pada kerumitan tanda tangan fisik dan mulai beralih ke VIDA Sign. Unduh VIDA Google PlayStore atau VIDA AppStore sekarang juga!